Οι συσκέψεις είναι τοξικές!

Στην αρχή, δεν «έπιασαν» όλοι την ιδέα. Καθώς ο καθηγητής μάνατζμεντ Βιτζάι Περέιρα προσπαθούσε να πείσει έναν αριθμό εταιρειών να δοκιμάσουν κάποιες ημέρες χωρίς καθόλου συσκέψεις, οι μάνατζερ μίας πολυεθνικής έκαναν αυτό που κάνουν οι μάνατζερ: συγκάλεσαν μία σύσκεψη. Κι έπειτα συγκάλεσαν κι άλλη. Κι ακόμα μία. «Στην πραγματικότητα, έκαναν συνολικά 17 συσκέψεις, διάρκειας περίπου δύο ωρών η μία… 34 ώρες από τη ζωή τους, τις δαπάνησαν προκειμένου να αποφασίσουν αν θα επέλεγαν να συμμετάσχουν!».

Τελικά, η εταιρεία αποφάσισε να συμμετάσχει, επέλεξε να περνάει δύο ημέρες την εβδομάδα χωρίς καμία σύσκεψη. Και όπως οι περισσότερες από τις 76 πολυεθνικές που πήραν μέρος στο διετές πείραμα του Περέιρα, διαπίστωσαν πως… δεν χρειάζονταν τόσο πολλές συσκέψεις. Οι περισσότερες εταιρείες, τις περισσότερες ημέρες, δεν χρειάζονται συσκέψεις.

Οι συναθροίσεις αυτές, γράφει ο Γουίλ Νταν στο New Statesman, είναι κυριολεκτικά τοξικές: η συγκέντρωση μιας ομάδας ανθρώπων μέσα σε ένα δωμάτιο μπορεί να αυξήσει το διοξείδιο του άνθρακα σε επίπεδα πολύ υψηλότερα του εξωτερικού χώρου. Μία έρευνα του Χάρβαρντ διαπίστωσε, το 2016, πως τα επίπεδα CO2 σε μία αίθουσα συσκέψεων γεμάτη κόσμο μπορούν να μειώσουν τη γνωστική λειτουργία υψηλότερου επιπέδου (που χρησιμοποιείται για τη λήψη περίπλοκων αποφάσεων) κατά 50%.

Επιπλέον, οι συσκέψεις σε μία εταιρεία ωφελούν συνήθως μόνο έναν άνθρωπο: χαμηλότερης βαθμίδας εργαζόμενοι παρέχουν πληροφορίες σε έναν μάνατζερ / διευθυντή, κι έπειτα περιμένουν παρακολουθώντας τους υπόλοιπους να κάνουν το ίδιο. Σε μεγάλο βαθμό, όλο αυτό είναι μία παράσταση, που εδραιώνει την κοινωνική ιεραρχία της εταιρείας και την εξουσία των μάνατζερ. Είναι χαρακτηριστικό πως, σύμφωνα με τα δεδομένα που συγκέντρωσε ο Περέιρα, εκείνοι που ζητούν τις περισσότερες συσκέψεις είναι κατά κανόνα οι νεότεροι ή οι άρτι προαχθέντες μάνατζερ – ιδίως άνδρες – που «θέλουν να γίνουν ορατοί… αλλά και να στείλουν ένα μήνυμα πως έχουν τον έλεγχο». Ο έλεγχος αυτός είναι όμως ακριβός: όταν ένας μάνατζερ χρησιμοποιεί μία δίωρη σύσκεψη με 18 συναδέλφους προκειμένου να πάρει κάποιες αποφάσεις, τότε δαπανά ανθρωποώρες ισοδύναμες με τη δουλειά που κάνει ένας άνθρωπος μέσα σε μία ολόκληρη εβδομάδα.

Ο Περέιρα είναι επικεφαλής του τμήματος Ανθρωποι και Οργανισμοί στη Σχολή Επιχειρήσεων NEOMA της Ρενς -μία από τις grandes écoles, τις «μεγάλες σχολές» όπου εκπαιδεύει η Γαλλία τους επιχειρηματικούς της ηγέτες. Πριν ξεκινήσει ακαδημαϊκή καριέρα, ο ίδιος είχε εργαστεί για χρόνια ως σύμβουλος επιχειρήσεων, και πολλές φορές αναρωτιόταν: «Πρέπει να συσκεφθούμε; Πόσες συσκέψεις πρέπει να κάνουμε; Κάνουν πράγματι οι συσκέψεις τους ανθρώπους πιο παραγωγικούς;». Το 2019, έβαλε πλώρη να βρει απαντήσεις, από κοινού με συναδέλφους του από τρεις σχολές επιχειρήσεων στη Βρετανία.

Οι ερευνητές έπεισαν 76 εταιρείες, η κάθε μία από τις οποίες απασχολούσε από 1.000 έως 100.000 εργαζόμενους, σε 50 ή και περισσότερες χώρες, να συμμετάσχουν στο πείραμά τους καταργώντας τις συσκέψεις για τουλάχιστον μία ημέρα την εβδομάδα. Επί δύο χρόνια, από το 2019 έως το 2021 – σε μεγάλες περιόδους των οποίων, οι συσκέψεις ήταν λόγω πανδημίας διαδικτυακές – μελέτησαν περισσότερους από 25.000 εργαζόμενους. Συγκέντρωσαν τόσο ποσοτικά δεδομένα (για την απόδοση των εταιρειών) όσο και ποιοτικά δεδομένα (για το πώς ένιωθαν οι εργαζόμενοι). Κάποιες εταιρείες έμειναν χωρίς συσκέψεις μόνο για μία ημέρα την εβδομάδα, άλλες (ένα 7%) τις κατήργησαν εντελώς, τα πορίσματα των ερευνητών ήταν σε κάθε περίπτωση ομόφωνα. «Η μικροδιαχείριση μειώθηκε με τις λιγότερες συσκέψεις, το ίδιο και το στρες… η αυτονομία αυξήθηκε, η επικοινωνία ήταν καλύτερη, υπήρχε καλύτερη συνεργασία, καλύτερη διάθεση, περισσότερη παραγωγικότητα, μεγαλύτερη ικανοποίηση».

Τα πιο ευεργετικά αποτελέσματα, τα εμφάνισαν οι εταιρείες που περιόρισαν τις συσκέψεις σε δύο ημέρες την εβδομάδα. «Οι συσκέψεις αποκτούσαν έτσι καλύτερη δομή, οι συμμετέχοντες δεν ήθελαν να ασχοληθούν με τα επουσιώδη αλλά με την ουσία, ήταν πιο οργανωμένοι», δήλωσε ο Περέιρα στο New Spectator. Αυτό δεν σημαίνει, ξεκαθαρίζει, πως οι συσκέψεις είναι άχρηστες. «Εξ ορισμού, οι άνθρωποι είναι κοινωνικά όντα – θέλουν να συναντηθούν, θέλουν να μιλήσουν».

Καθώς όμως η εργασία επιστρέφει από το σπίτι στο γραφείο, ο ίδιος βλέπει μια ευκαιρία να προσεγγίσουν πιο ορθολογιστικά οι εταιρείες τον χρόνο των εργαζόμενων -συμπεριλαμβανομένου του τετραήμερου εργασίας, που επίσης οδηγεί, όπως λέει, σε μεγαλύτερη παραγωγικότητα. Εύκολα καταλαβαίνει κανείς, βέβαια, γιατί μπορεί μια εταιρεία να μην αισθάνεται άνετα με αυτά τα μέτρα. Οι επικεφαλής, ωστόσο, πρέπει να θυμούνται πως εκείνο που αγοράζει η εταιρεία από τους εργαζόμενούς της δεν είναι ο χρόνος τους, αλλά τα αποτελέσματα της δουλειάς τους.