Το πιο αγενές μήνυμα που μπορείτε να στείλετε μέσω email – Μήπως να το αποφύγετε;

Για να προοδεύσετε στην καριέρα σας, χρειάζεστε ένα ισχυρό δίκτυο. Και ένα μέρος αυτού σημαίνει να μάθετε πώς να στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους ανθρώπους για το χρόνο και τις διασυνδέσεις τους.

Ένα από τα απλά αλλά κρίσιμα αιτήματα που θα συναντήσετε στη ζωή σας είναι να κληθείτε να συστήσετε κάποιον άλλον μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να χρειαστείτε εσείς οι ίδιοι μια εισαγωγή.

«Ένα ευχαριστήριο email, ανεξάρτητα από το πόσο υπερβολικά διατυπωμένο είναι, εξακολουθεί να είναι απλώς ένα email», δήλωσε ο Schwalbe

Η παρουσίαση δύο ανθρώπων μέσω email είναι μια κοινωνική και επαγγελματική δεξιότητα που όλοι πρέπει να μάθουν, αλλά πολλοί από εμάς το κάνουν λάθος. Χρειάζεται συναισθηματική νοημοσύνη και λεπτή διατύπωση για να γίνει όσο το δυνατόν πιο εύκολο για τον καθένα να έχει το αποτέλεσμα που θέλει.

Αν δεν θέλετε να συγχύσετε και να εκνευρίσετε τις επαφές σας, πρέπει να είστε προσεκτικοί σχετικά με τον τρόπο που προωθείτε μια γνωριμία μεταξύ δύο ανθρώπων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου – και με τον τρόπο που απαντάτε.

Ειδικοί σε θέματα email και εθιμοτυπίας απαντούν στο ερώτημα του πού ακριβώς κάνουμε λάθος και δίνουν συμβουλές για το πώς να είμαστε όσο το δυνατόν πιο ευγενικοί και σαφείς σε αυτά τα αιτήματα. Ακολουθούν οι συμβουλές τους:

Το πιο αγενές πράγμα που μπορείς να κάνεις; Να υποθέσεις ότι ο καθένας είναι εντάξει με το να του ζητηθεί βοήθεια

Εάν είστε ο «μεσίτης» της σύνδεσης που γράφει το email, είστε αυτός που πρέπει να έχει υπόψη του το χρόνο και τη δυνατότητα όλων.

«Το πρώτο πράγμα είναι ότι πρέπει να αναρωτηθείτε: «Ποιος θέλει τι από ποιον;», δήλωσε ο William Schwalbe, συν-συγγραφέας του βιβλίου «Send: Why People Email So Badly And How To Do It Better».

«Είναι μεγάλη χάρη να ζητάτε από κάποιον να αφιερώσει χρόνο, και είναι μια χάρη που πολλοί άνθρωποι χαίρονται ειλικρινά να κάνουν, αλλά εξακολουθεί να είναι μια μεγάλη χάρη»

Αν γνωρίζετε και τους δύο ανθρώπους εξίσου καλά και πρόκειται για ένα περιστασιακό αίτημα για να κάνετε νέους φίλους ή μια επαγγελματική σύνδεση, δεν χρειάζεται να είστε τόσο τυπικοί, επειδή το διακύβευμα είναι μικρότερο.

«Χαίρομαι που κάνω αυτή τη γνωριμία, σκέφτηκα ότι θα σας άρεσε να γνωριστείτε καλύτερα. Θα το αφήσω στους δυο σας να το αναλάβετε από εδώ και πέρα» είναι ο τρόπος με τον οποίο, σύμφωνα με τον Schwalbe, μπορείτε να διατυπώσετε αυτά τα αιτήματα.

Αλλά συχνά ένα email γνωριμίας έχει να κάνει με το να ζητάτε από ένα άτομο να κάνει κάτι για λογαριασμό ενός άλλου. Αν το email έχει ως στόχο να βοηθήσει την καριέρα κάποιου άλλου με μια ενημερωτική συνέντευξη, για παράδειγμα, πρέπει να επιβεβαιώσετε αν το άτομο που θα εκπληρώσει αυτό το αίτημα είναι εντάξει με το να επικοινωνήσετε μαζί του για βοήθεια.

«Το μεγαλύτερο λάθος που βλέπω όταν κάποιος κάνει μια εισαγωγή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι να μη παίρνει τη συγκατάθεση του ατόμου που συστήνεται και να μην του δίνει την ευκαιρία να αρνηθεί», δήλωσε η Pattie Ehsaei, ανώτερη αντιπρόεδρος δανεισμού σε μια μεγάλη τράπεζα, η οποία διαχειρίζεται επίσης τον λογαριασμό Duchess of Decorum στο TikTok, όπου διδάσκει την εθιμοτυπία στο χώρο εργασίας.

Κατάλαβε ότι δεν χρειάζεται να στέλνεις τα πάντα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Τα email είναι εξαιρετικά για τον συντονισμό των χρονοδιαγραμμάτων και τις συστάσεις, αλλά σε τελική ανάλυση είναι λέξεις σε ένα inbox. Η επίδειξη ειλικρινούς εκτίμησης για τη βοήθεια κάποιου σημαίνει να πάτε ένα βήμα παραπέρα.

«Ένα ευχαριστήριο email, ανεξάρτητα από το πόσο υπερβολικά διατυπωμένο είναι, εξακολουθεί να είναι απλώς ένα email», δήλωσε ο Schwalbe.

Ο Schwalbe έδωσε το παράδειγμα ότι η σύνδεση με κάποιον είναι ο λόγος που παίρνετε μια δουλειά. Είτε είστε ο αιτών, ο βοηθός ή ο διαμεσολαβητής, αν κάποιος «βοηθάει πραγματικά κάποιον άλλον στην αλυσίδα, είναι πολύ ωραίο να στείλετε ένα χειρόγραφο σημείωμα, λουλούδια, σοκολάτα», είπε.

Γι’ αυτό, κατά την άποψη του Schwalbe, το μεγαλύτερο λάθος που κάνουμε με αυτού του είδους τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ότι δεν κατανοούμε την αξία του να σας δίνει κάποιος τον χρόνο και την προσοχή του. «Είναι μεγάλη χάρη να ζητάτε από κάποιον να αφιερώσει χρόνο, και είναι μια χάρη που πολλοί άνθρωποι χαίρονται ειλικρινά να κάνουν, αλλά εξακολουθεί να είναι μια μεγάλη χάρη», δήλωσε ο Schwalbe.

Πηγή: Huffpost | Κεντρική φωτογραφία θέματος: Sex And The City