Email: Γιατί δεν πρέπει να τα αφήνετε… αδιάβαστα

Υπάρχει τίποτα χειρότερο από το… «Διαβάστηκε»; Κι όμως, ερευνητές από την Αυστραλία υποστηρίζουν ότι το να αφήνετε όλα τα email σας αδιάβαστα μπορεί να σας δημιουργήσει περισσότερα νεύρα και σύγχυση.

Σύμφωνα με τη μελέτη τους που δημοσιεύθηκε στο περιοδικό Information Research, σε δείγμα 300 ατόμων, όσοι δεν κοιτούσαν ποτέ τα εισερχόμενά τους έχαναν σημαντικές πληροφορίες ή ακόμη και χρήματα.

Για παράδειγμα, μπορεί κάποιος να ξεχνούσε να ακυρώσει μια ανεπιθύμητη συνδρομή ή να μην ενημερωνόταν για κάποια εκπτωτική ευκαιρία.

Ειδικότερα, στην έρευνα βρέθηκε ότι το 2/3 των ερωτηθέντων χρησιμοποιούσε το email τους για να διαχειριστεί προσωπικά αρχεία, όπως λογαριασμούς, αποδείξεις, συνδρομές και άλλα. Περίπου οι μισοί εξ’ αυτών είχαν ταξινομήσει τα μηνύματα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε φακέλους, ενώ οι άλλοι μισοί άφηναν τα πάντα στα εισερχόμενα.

Ενώ οι περισσότεροι ταξινόμησαν τα email στο χώρο εργασίας τους σε φακέλους, ήταν πολύ λιγότερο πιθανό να ταξινομήσουν τα προσωπικά τους email με τον ίδιο τρόπο.

Τα αποτελέσματα έδειξαν επίσης ότι μόνο το 52% που άφησαν όλα τα email τους στα εισερχόμενα ήταν ικανοποιημένοι με τη διαχείριση των αρχείων τους, σε σύγκριση με το 71% των ερωτηθέντων που ταξινόμησαν τα email τους σε φακέλους.

Το 83% που αποθήκευαν τα αρχεία τους από τα μηνύματα που λάμβαναν στο cloud (Google Drive, iCloud, Dropbox και παρόμοια), δήλωνε ικανοποιημένο από τη διαχείριση.

Τι μπορεί να κρύβεται μέσα στο σωρό των email;

Τι μπορεί να πάει στραβά με όσους αφήνουν όλα τα email τους αδιάβαστα;

1. Οι χρήστες μπορούν να χάσουν την παρακολούθηση των εργασιών που πρέπει να γίνουν. Για παράδειγμα, ένας λογαριασμός που πρέπει να πληρωθεί θα μπορούσε να περάσει απαρατήρητος, καθώς θα έχει χαθεί σε χιλιάδες μηνύματα.
2. Το να βασίζεσαι στην αναζήτηση για να βρεις ξανά email σημαίνει ότι πρέπει να ξέρεις ακριβώς τι ψάχνεις. Άραγε σε πόσους δεν έχει συμβεί να αναζητούν ένα μήνυμα βάζοντας λέξεις κλειδιά και να μην το εντοπίζουν ίσως και ποτέ;
3. Πολλοί λογαριασμοί και αντίγραφα κίνησης δεν αποστέλλονται ως συνημμένα σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά ως υπερσύνδεσμοι. Εάν αλλάξετε την τράπεζά σας ή άλλον πάροχο υπηρεσιών, αυτές οι υπερσύνδεσμοι ενδέχεται να μην είναι προσβάσιμοι αργότερα.

Επιστημονικά tips για να κάνετε ψηφιακό decluttering

• Ταξινομήστε τα email σας σε φακέλους κατηγορίας ή αποθηκεύστε εγγραφές σε φακέλους στο cloud ή σε έναν υπολογιστή.
• Κατεβάστε έγγραφα που δεν επισυνάπτονται σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή δεν σας αποστέλλονται – όπως λογαριασμούς κοινής ωφελείας και όλα τα εκκαθαριστικά σας.
• Βάλτε σημαντικές ανανεώσεις στο ημερολόγιό σας ως υπενθυμίσεις.
• Διαγράψτε ανεπιθύμητη αλληλογραφία και καταργήστε την εγγραφή σας, ώστε τα εισερχόμενά σας να μετατραπούν σε λίστα υποχρεώσεων και όχι «αποθήκη» άχρηστων μηνυμάτων.

Πηγή: Vita.grε,μ