Πώς να μην στείλετε email που θα μετανιώσετε

Υπάρχουν φορές που στέλνουμε ένα μήνυμα με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και μετανιώνουμε, ίσως και άμεσα, αμέσως μετά την αποστολή του;

Η πλειονότητα των εργαζομένων γνωρίζει το συναίσθημα και οι νεότεροι επαγγελματίες είναι πιο πιθανό να μετανιώσουν για την αποστολή κάποιου email.

Περίπου το 88% λένε ότι έχουν μετανιώσει για το περιεχόμενο ενός email εργασίας αμέσως μετά το πάτημα αποστολής και το 28% πιστεύει ότι ένα email που έστειλαν άβλαψε άμεσα την καριέρα τους, σύμφωνα με έρευνα σε 2.000 υπαλλήλους γραφείου στις ΗΠΑ από το Babbel, το πλατφόρμα εκμάθησης γλωσσών.

Και περίπου 1 στους 5 εργαζόμενους γραφείου Gen Z μεταξύ 18 και 24 ετών λένε ότι «πολύ συχνά μετανιώνουν» για τα email που στέλνουν.

Δύο μεγάλα λάθη που μπορούν να οδηγήσουν στο να μετανιώσουμε για απεσταλμένα email είναι τα τυπογραφικά λάθη και τα ασαφή μηνύματα, είπε στο CNBC Εστεμπάν Τούμα, ειδικός σε θέματα πολιτισμού και γλωσσολογίας στο Babbel.

Για να αποφύγετε αυτά τα λάθη, αφιερώστε χρόνο για να «διακόψετε και να ελέγξετε προσεκτικά το email, διασφαλίζοντας ότι ο τόνος είναι κατάλληλος και το περιεχόμενο είναι σαφές και συνοπτικό», είπε ο Τούμα στο CNBC. “Αναζητήστε τυχόν ασάφειες ή πιθανές παρεξηγήσεις που θα μπορούσαν να προκύψουν από τη διατύπωση. Σκεφτείτε εάν έχουν συμπεριληφθεί όλες οι απαραίτητες πληροφορίες και εάν το μήνυμα μεταφέρει αποτελεσματικά το νόημα που θέλετε.”

Η διαδικασία 4 βημάτων για την αποφυγή αποστολής λανθασμένου email

Μια άλλη σημαντική συμβουλή: Μην ανταποκρίνεστε σε κάτι υπό πίεση, είπε στο CNBC η Χριστίνα Γιαλλέλη, διευθύντρια επιχειρήσεων στην Epignosis, μια εταιρεία λογισμικού εκμάθησης.

Προτείνει τη χρήση του πλαισίου GROW, το οποίο σημαίνει:

Στόχος (Goal) : Τι προσπαθώ να πετύχω μέσω αυτού του μηνύματος ή της απάντησης;

Πραγματικότητα (Reality): Αυτό το μήνυμα απευθύνεται στην πραγματικότητα αυτού που συμβαίνει;

Επιλογές (Options): Αυτό το μήνυμα δίνει στο άτομο επιλογές να προχωρήσει;

Τι θα κάνουμε (What will we do): Προσδιορίζει αυτό το μήνυμα τι θα κάνουμε στη συνέχεια;

Με άλλα λόγια, «βεβαιωθείτε ότι το email περιλαμβάνει πολύ ξεκάθαρα το θέμα που προσπαθείτε να καλύψετε, στοιχεία ενεργειών και επόμενα βήματα», λέει.

Αν όντως αισθάνεστε ταραγμένοι ενώ συντάσσετε ένα email, ο Τούμα λέει ότι είναι καλύτερο να κάνετε ένα διάλειμμα και να ξαναδείτε το μήνυμα με «ήρεμο και συγκρατημένο μυαλό».

«Αντί να στείλετε ένα email αμέσως, σκεφτείτε να το συντάξετε πρώτα και να το αποθηκεύσετε ως προσχέδιο», προσθέτει. «Αυτό σας επιτρέπει να επισκέπτεστε ξανά το email με μια νέα προοπτική μετά από κάποια ώρα. Μετά την επανεξέταση του προσχεδίου, μπορείτε να εντοπίσετε τομείς προς βελτίωση ή να επανεξετάσετε το περιεχόμενο εντελώς.”

Για επείγοντα θέματα, είναι καλύτερο να απαντήσετε μέσα σε μία ή δύο ώρες, λέει ο Τούμα, αν και για πράγματα που δεν είναι ευαίσθητα στον χρόνο, η απάντηση εντός 24 ωρών «θεωρείται πρέπουσα και επαγγελματική».

Πηγή: ΟΤ