Τα λάθη που κάνουμε όταν στέλνουμε επαγγελματικό email – Η «κανόνες» για τη σωστή τεχνική 

Οι περισσότεροι από εμάς χρησιμοποιούμε emails στη δουλειά μας καθώς είναι η πιο γρήγορη και εύκολη τεχνητική επικοινωνίας με αμεσότητα και περιεκτικότητα. Υπάρχουν ποικίλοι τρόποι προκειμένου να κάνετε το email σας εύκολο στην ανάγνωση, γλιτώνοντας παρερμηνείες, χαμένο χρόνο και μεταφέροντας άμεσα στον αναγνώστη τη βασική πληροφορία.

Μερικές από τις τεχνικές που θα σας βοηθήσουν να μεταβιβάσετε την πληροφορία με επαγγελματισμό είναι:

1. Μπείτε στο κύριο θέμα χωρίς περιττές λεπτομέρειες

Για κείμενα τα οποία εμπεριέχουν προσωπική γνώμη, λογοτεχνικότητα, λυρισμό και περιγραφικότητα, η σύνθετη γραφή και το αίσθημα της περιέργειας χρήζουν θετικότητας, καθώς τείνουν να ταιριάζουν στο ύφος των εν λόγω κειμένων. Ωστόσο σε επίπεδο άμεσης, επαγγελματικής επικοινωνίας, τείνουν να επηρεάσουν αρνητικά, καθώς δεν προσδίδουν την αμεσότητα και σαφήνεια που είναι απαραίτητη. Τα επαγγελματικά mails χρειάζονται λακωνικότητα, περιεκτικότητα στη μετάδοση της πληροφορίας και σίγουρα να γίνεται «to the point» επικοινωνία, ανάμεσα στον συντάκτη και τον παραλήπτη.

2. Κρατήστε για αργότερα όλες τις δευτερεύουσες πληροφορίες

Σίγουρα οι δευτερεύουσες πληροφορίες δεν χρήζουν προτεραιότητας στο κύριο θέμα του επαγγελματικού mail, για αυτό πρέπει να ορίζεται εξαρχής ο βασικός λόγος για τον οποίο αποστέλλεται. Αρχικά το θέμα του mail θα πρέπει να προϊδεάζει τον αναγνώστη για το περιεχόμενο του, είτε αυτό είναι σχετικό με κάποιο meeting, ένα ενδοεταιρικό ζήτημα ή συζήτηση ενός θέματος που χρήζει άμεσης αντιμετώπισης.

Προκειμένου να επιτευχθεί αυτός ο σκοπός, οι δευτερεύουσες πληροφορίες θα πρέπει να περιοριστούν σε δευτερεύουσες προτάσεις και να αξιοποιηθούν οι κύριες πληροφορίες σε κύριες προτάσεις, έτσι ώστε να εκπροσωπείτε η κύρια επικοινωνία που επιθυμεί ο αποστολέας. Ακόμη ο κατάλληλος τίτλος μπορεί να βοηθήσει αρκετά, στο να προϊδεάσει τον αναγνώστη για το περιεχόμενο του.

Τα λάθη που θέτουν υπό αμφισβήτηση τον επαγγελματισμό σας

1. Τα ορθογραφικά και συντακτικά λάθη

Δεν υπάρχει τίποτα πιο τρομακτικό από το να συνειδητοποιείτε ότι έχετε γράψει κάτι λάθος. Τα ορθογραφικά, τα γραμματικά και τα συντακτικά λάθη βρίσκονται στην κορυφή των πραγμάτων που καταστρέφουν το επαγγελματικό σας προφίλ. Για να αποφύγετε αυτά τα ενοχλητικά λάθη, ελέγξτε ξανά την ορθογραφία του ονόματος του παραλήπτη σας και προτού το στείλετε, διαβάστε μια φορά το email δυνατά, ώστε να πιάσετε στον αέρα τυχόν λάθη.

2. Το ανεπίσημο δήθεν φιλικό στυλ

Το να χρησιμοποιείτε emojis σε email εργασίας θεωρείται αντιεπαγγελματικό. Το ίδιο και οι ημιτελείς προτάσεις και λέξεις. Αντίθετα, ως επαγγελματίες θα πρέπει να υιοθετήσετε τον ανάλογο τόνο, χρησιμοποιώντας πλήρεις προτάσεις και αποφεύγοντας τα emojis και την αργκό.

3. Τα υπερβολικά μακροσκελή email

Ποιος θα ήθελε να ανοίξει ένα email και να καταλήξει να διαβάζει μια ολόκληρη πραγματεία; Τα καλύτερα email είναι αυτά που περνούν κατευθείαν στο ψητό, στην ουσία. Για τον λόγο αυτό, καλύτερα να μην στέλνετε τεράστια κείμενα και μάλιστα χωρίς διαχωρισμό μεταξύ των παραγράφων.