ERP: Όλα όσα χρειάζεται να γνωρίζουμε για μία αποτελεσματική και ολοκληρωμένη αναβάθμιση

Δεν υπάρχει αμφιβολία πως οτιδήποτε σχετίζεται με την έννοια του ERP, δηλαδή με τα λογισμικά συστήματα ενδοεπιχειρησιακού σχεδιασμού, απαιτεί σχεδόν πάντα ιδιαίτερη προσοχή και σχεδιασμό, καθώς συνοδεύεται από τεχνικές προϋποθέσεις και πολύπλοκές διαδικασίες, ενώ συνδέεται άμεσα με την λειτουργία της επιχείρησης και μάλιστα, λίγο ή πολύ, σε όλα τα επίπεδα.

Άλλωστε, ακριβώς αυτός είναι και ένας βασικός λόγος που οι επιχειρήσεις πολλές φορές διστάζουν να αναβαθμίσουν ή να αντικαταστήσουν την υπάρχουσα ERP εγκατάσταση που διαθέτουν, παραμένοντας σε ξεπερασμένες, παλαιές λύσεις οι οποίες δεν καλύπτουν τίποτα περισσότερο, πέρα από τις πολύ βασικές ανάγκες τους.

Πώς ο ψηφιακός μετασχηματισμός περνάει από το ERP

Είναι σημαντικό να επισημάνουμε πως σε μία εποχή ψηφιακής μετάβασης, ο εκσυγχρονισμός μίας επιχείρησης αφενός δεν μπορεί να καθυστερεί, πόσω μάλλον να αποφευχθεί, αφετέρου περνάει υποχρεωτικά από την «καρδιά» του ΙΤ, που είναι ουσιαστικά το σύστημα ERP. Αυτό σημαίνει πως αργά ή γρήγορα, ιδανικά… πολύ γρήγορα, αυτό το απαρχαιωμένο ERP το οποίο αυτή τη στιγμή συντηρείτε με «νύχια και με δόντια» θα πρέπει να αντικατασταθεί.

Ο λόγος είναι πως το συγκεκριμένο σύστημα πλέον δεν υποστηρίζει σύγχρονες τεχνολογίες και πρακτικές που είναι απαραίτητες, όπως AI-driven analytics ή IoT integrations. Επίσης, δεν μπορεί να είναι διαθέσιμο παντού και ανά πάσα στιγμή (cloud-based ERP), ενώ δεν είναι κατάλληλο για την eCommerce επέκταση που τόσο επιθυμείτε. Γενικότερα, για όποια εφαρμογή δεν υποστηρίζει, απαιτείται τεράστιος κόπος, χρόνος και χρήμα, ώστε να αναπτυχθεί κάποια custom λύση.

Παρακάτω, λοιπόν, έχουμε συγκεντρώσει ό,τι χρειάζεται να προσέξετε, για την αναβάθμιση ή την αντικατάσταση του παλιού σας ERP.

Από τα δεδομένα μέχρι τον χρήστη

Πρώτη και βασική προτεραιότητα κατά την αναβάθμιση του ERP είναι τα δεδομένα, αφού η μεταφορά τους στο νέο σύστημα ίσως δεν είναι τόσο προφανής. Τα παλιά συστήματα σίγουρα περιέχουν ασυνέπειες, ενδεχομένως παρωχημένα format, αλλά και περιττά δεδομένα. Το να μεταφερθούν όλα σωστά, είναι μία πρόκληση που θα πρέπει να λυθεί, για να μπορέσει να προχωρήσει η διαδικασία. Ο καθαρισμός των δεδομένων, η προστασία και το σωστό mapping, αποτελούν τρεις βασικούς πυλώνες για να γίνουν όλα σωστά.

Διατήρηση λειτουργικότητας και νέες δυνατότητες

Στη συνέχεια, χρειάζεται να διαφυλάξουμε την υπάρχουσα λειτουργικότητα, αλλά και να δούμε ποια νέα πρόκειται να προστεθεί, ώστε να μπορεί να υλοποιηθεί. Μία αναλυτική, βήμα προς βήμα καταγραφή, είναι απαραίτητη για κάθε διαδικασία, ενώ το πιο «επικίνδυνο» και απαιτητικό κομμάτι, είναι αυτό της διαλειτουργικότητας με υπόλοιπα συστήματα. Εάν αυτή η σύνδεση υπάρχει ήδη, θα πρέπει να μεταφερθεί στο νέο σύστημα, κατά προτίμηση με νέες τεχνολογίες, εάν όχι, τότε μάλλον είναι πιο εύκολα τα πράγματα, καθώς πρόκειται για νέα λειτουργικότητα που δεν θα «σκοντάψει» σε παλιές αποφάσεις.

Διαχείριση ανθρώπινων πόρων και αντίσταση στην αλλαγή

Πέρα από τις τεχνολογικές προκλήσεις, η αλλαγή ενός τόσο σημαντικού συστήματος, επιφέρει και σημαντικές προκλήσεις σε θέματα ανθρώπινης διαχείρισης. Ναι, η τάση μας είναι να αντιστεκόμαστε στην αλλαγή, οπότε εμπλέξτε τους χρήστες σας από πολύ νωρίς, εξηγήστε γιατί πραγματοποιούνται οι αλλαγές, διεξάγετε User Acceptance Tests (UATs) σε κάθε σημαντική φάση του έργου.

Επιχειρησιακή ευθυγράμμιση και υποστήριξη νέων δυνατοτήτων

Παρόμοιο πρόβλημα μπορεί να προκύψει και σε business επίπεδο. Το νέο ERP τοποθετείται διότι προσφέρει μία σειρά από νέες δυνατότητες, οι οποίες μέχρι σήμερα δεν χρησιμοποιούνταν από τα τμήματα και επομένως, δεν είναι καθόλου βέβαιο πως θα τις υποστηρίξουν. Στην προκειμένη, δεν χωράνε συμβιβασμοί και πρέπει να καταστεί σαφές πως η επιχείρηση εκσυγχρονίζεται, οπότε μαζί της εκσυγχρονίζονται και οι λειτουργίες των τμημάτων πωλήσεων, marketing, υποστήριξης, προμηθειών κ.ο.κ.

Διασφάλιση ομαλής μετάβασης χωρίς downtime

Ένα από τα πλέον σημαντικά στοιχεία, είναι το να μπορούμε να πραγματοποιήσουμε τη μετάβαση ομαλά, χωρίς downtime. Η διασφάλιση της επιχειρησιακής συνέχειας είναι μη διαπραγματεύσιμη, όμως αυτό δεν σημαίνει πως είναι και απλή ή εύκολη Σχεδιάστε μία προσέγγιση της μετάβασης σε φάσεις και βεβαιωθείτε πως το restore λειτουργεί σωστά, προτού κάνετε οποιαδήποτε κίνηση. Μία πολύ χρήσιμη λύση είναι η λειτουργία του νέου σας ERP σε περιορισμένο εύρος, κατά προτίμηση εντός ενός sandbox ή παράλληλα, προκειμένου να βεβαιωθείτε για τη σωστή λειτουργία του σε πραγματικές συνθήκες.

Παραμένοντας on time αλλά και on budget

Όπως σε κάθε ERP έργο, έτσι και στην αλλαγή του ERP μας, θα πρέπει να υπάρχει ξεκάθαρο χρονοδιάγραμμα αλλά και budget υλοποίησης. Μόνο ένας έμπιστος σύμβουλος με σημαντική εμπειρία όπως η Entersoft, μέλος του Ομίλου Olympia, θα μας καλύψει αποτελεσματικά σε αυτόν τον τομέα. Έχει σημασία, επίσης, να μπορούμε να έχουμε ειλικρινείς συζητήσεις, καθώς σίγουρα κάτι θα χρειαστεί να αλλάξει στην πορεία, αφού είναι εύκολο να παρθούν λάθος αποφάσεις, απλά και μόνο επειδή πριν μερικούς μήνες είχε γίνει μία διαφορετική εκτίμηση.

Αυτή η σχέση με τον συνεργάτη υλοποίησης, θα μας βοηθήσει και σε κάτι ακόμα πιο σημαντικό: Να διατηρήσουμε ή να αποκτήσουμε τη συμμόρφωση που απαιτείται από όλες τις νομικές και φορολογικές αλλαγές, οι οποίες είναι πλέον εκατοντάδες κάθε χρόνο.

Είναι σημαντικό να θυμόμαστε πως αυτός ο συνεργάτης, δεν θα ολοκληρώσει απλώς το έργο της μετάβασης. Θα πρέπει να είναι παρών και στη συνέχεια, υποστηρίζοντας κάθε μας κίνηση προς τον ψηφιακό μετασχηματισμό, προσαρμόζοντας το ERP μας σε κάθε νέα απαίτηση.